אם את פה כי את מתכננת אופסייט הנהלה, כנראה שאת בשלב הראשוני הזה... מחפשת קצת בגוגל. קוראת. מנסה להבין איך עושים את זה הכי נכון. איך בונים יום שהוא לא "רק" פאן וטעמים אלא מהווה באמת מסגרת קונסטרוקטיבית לעבודה יצירתית.
ברור שהחלק הקל (לכאורה? או שלא?) בתכנון האופסייט הוא החלק החווייתי. כולנו יצורים אנושיים, ולא נראה שבאמת צריך ידע בשביל לתכנן יום כיף מענג, מפנק ומהנה. אבל מה עם התכל'ס? הרי מדובר במסגרת עבודה, לא בבילוי טהור. זו לא המסיבה של פורים וגם לא סילבסטר במשרד. אז איך בונים אופסייט יעיל?
פינוקים... כאמור- זה החלק הקל.
אז אם בא לך לרפרף על הסיבות הכי טובות לערוך אופסייט ביפו, ואם נדייק- בגרם 22 הקליקי על הלינק. אם בא לך דווקא על נושא הכתבה הספציפי שלנו פה, המשיכי למטה. אה- ואם את לא אוהבת הנחיות דרך כאלה, תעשי מה שמרגיש לך נכון.
אופסייט הנהלה ביפו - תכנון נכון
בשביל ליעל את התהליך (ולסיים לפני הפגישה הבאה שלך), הנה רשימת ראשי הפרקים שלנו. לחיצה- ואת שם. אפשר גם לקרוא The old fashion way, מלמעלה למטה, אבל לא חייב.
אופסייט הנהלה ביפו - זיקוק הצורך
אופסייט הנהלה ביפו - חידוד השעות
אופסייט הנהלה ביפו - בחירת הלוקיישן
אופסייט הנהלה ביפו - תכנון לו"ז
סיכום
אופסייט הנהלה ביפו - זיקוק הצורך
בכל תכנון מכל סוג, כדאי להתחיל במטרה. Start with why, הוא ספר מפורסם מאת סיימון סינק, ואם אתן אוהבות להרחיב את היריעה, הוא מומלץ ביותר. אבל לענייננו, הסיבה האמיתית ליציאה לאופסייט חייבת להיות בהירה, רק כך נוכל להגשים את המטרות בסוף בצורה אפקטיבית.
אופסייט הנהלה ביפו - תיאום ציפיות
לפעמים זו את, ולעיתים זו ישות אחרת בארגון, אבל מישהו או מישהי אמורים להיות אחראים על המסגרת הביצועית הזו. נסי לתאם עמדות, ליצור תיאום ציפיות חכם ומפוקח מול האחראים על הנושא, זה טיפ קטנטן ששווה זהב. כשחושבים על אופסייט אפשר לדמיין כל כך הרבה דברים שונים שתיאום העמדות הזה הוא מבורך.
מיטבי לכת יזהו. לוקיישן חינמי לאופסייט לא? יש צל, יש נוף, יש מקומות ישיבה. NOT.
אופסייט הנהלה ביפו - איסוף מטרות
כמו רוב הדברים הטובים בחיים, מדובר במיני פרויקט. פתחי לך קובץ מסודר, והתחילי להוסיף מטרות והשגים נדרשים. גיבוש? ברור. חשיבה משותפת? אובייס. אבל מה עם פרמטרים מורכבים יותר? אולי זה יהיה הסטאפ המושלם לעזור לחדש להשתלב בצוות? הביישן ההוא?
אולי חשוב לנו לשים לב לשעות משום שהמטרה היא בכלל לשבור את שעות העבודה המקובלות בצורה כיפית, ועדיף להתחיל בשעה 17:00 ולסיים מאוחר? אולי לאכול במקום ואולי לצאת לסיבוב קטן במסעדה שווה באיזור... הכל יכול להיות נכון והכל יכול גם להיות שגוי, הכל תלוי- במטרות.
אופסייט הנהלה ביפו - חידוד השעות
יש כמה אפשרויות שונות לתכנן אופסייט. אחד הצירים המרכזיים שאנחנו אוהבים להתחיל ממנו הוא ציר הזמן. בסוף, זה אחד הפרמטרים הקשיחים שיש לנו, ואין דינו של אופסייט בוקר כיום מלא, וערב זה בכלל סיפור אחר. זו אחת הסיבות שכל כך יעיל להתחיל מתכנון מסגרת השעות.
| הסבר | שעות | מה |
על ידי שמירה על מסגרת השעות ה"רגילה" קל לוודא שכולם ערוכים ואין התקלות ואילוצים. בעניין המהות- מתאים בעיקר לאופסייטים פחות יצירתיים ויותר מבוססי תכן. | מדובר על הקבלה יחסית ליום עבודה רגיל. התחילו בערך בשעה בה אתם רגילים להתחיל את יום העבודה במשרד, וסיימו, בשעה דומה. | אופסייט מלא | |
קצר, מרענן, ויעיל. אפשר לפנק ולשחרר הביתה ואפשר לכוון להמשך עבודת צהריים במשרד. | 08:30-13:30 | אופסייט בוקר | |
אופסייט צהריים מאופיין בעיקר בשילוב של תכנים חיצוניים. הרצאה מעולה, תכן מעורר השראה... משתלב מעולה | 12:30-17:00 | אופסייט צהריים | |
הכי קרוב לבילוי, הכי אלטרנטיבי. אבל אם עושים אחד כזה כדאי שיהיה ברור מראש שהשעות האלה מתאימות ליצירה, אבל פחות יתאימו לעבודה של ממש. | 17:00-22:00 | אופסייט ערב |
אם כן - עוד לא ירדנו לרובד הפנימי אבל די ברור (לפחות זו התקווה) ששעות אופסייט + חידוד המטרות כבר "מציירים" לנו תמונה די ברורה. מתי, עם מי, ומה רוצים להשיג. מפה כל שנשאר הם צעדים די "טכניים" דוגמת בחירת הלוקיישן הנכון, תפריט, תכנון לו"ז, וכו'.
אופסייט הנהלה ביפו - בחירת הלוקיישן
טוב אז זה (כמובן) הנושא האהוב עלינו! מהו הלוקיישן המושלם שיעזור לנו להגשים את כל המטרות שלנו? שאלה מצויינת! חלק מהותי מהעבודה של אופסייט הוא הלוקיישן. הרי זה בשורש המילה "סייט". אז אם אנחנו לא בסייט שלנו, באיזה סייט אנחנו נהיה? זו השאלה!
לפעמים שמשיה היא אייטם שאין כמוהו.
אז בחירת לוקיישן היר ווי גו!
אופסייט הנהלה ביפו - בחירת לוקיישן - גיאוגרפי
בואו נתחיל מהבסיס. כמובן, התחילו בחיפוש סביב איזור העבודה. לאיזור הזה רגילים כולם להגיע, מכירים את הזמנים, מכירים את הפקקים ובכלל, מתמצאים במרחב. אפשר לחפש בגוגל, אפשר לבקש המלצות באחת מקבוצות הפייסבוק המועילות, אפשר אפילו להכנס לגוגל מפות, ולחפש על בסיס גיאוגרפי מדויק.
אופסייט הנהלה ביפו - בחירת לוקיישן - איכותני
מנגד, אפשר לחפש בדיוק בגישה ההפוכה. נסי למצוא את המקומות שיטריפו אותך, ואת חושבת שיעשו את זה גם לצוות. טרנדים, המלצות, אינסטגרם, לינקדאין... איפה היתה התמונה ההיא שראית לפני שבוע ואמרת לעצמך "וואו"? כי כשהמיקום שווה מספיק, זה מצדיק גם קצת כאבי ראש בדרך.
אופסייט הנהלה ביפו - תכנון הלו"ז
אז הגדרנו מטרות, בחרנו "מסגרת זמנים" ואפילו לוקיישן. מה נשאר? נכון, הדיטייל. מתי מגיעים *בדיוק* מתי אוכלים *בדיוק* מתי ואיך כל שלב ביום המהמם הזה הולך להתבצע. ככה תגיעי בדיוק למטרות שאת רוצה להגשים.
אבל אחרי כל זה- משום שמדובר באופסייט,קחו את טבלת הזמנים ותוסיפו לכל סעיף מרווח טעות של 15-20 דק. הדבר האחרון שאנחנו מעוניינים בו הוא לחץ זמנים ביום שאמור להיות משחרר, משוחרר ונעים. הזרימה מדויקת פחות מהעבודה ה"רגילה" וגם לא צריכה להיות אחרת.
זרימה... ככה היא נראית.
לסיכום
אופסייטים הם מילת קסם שהולכת וגדלה. כל הזמן, בהתמדה ובצורה שאינה ניתנת לערעור. כמובן שיש בזה המון צדק, משום שכל מי שחוותה או חווה אופסייט יודעים, שמדובר בימים איכותיים, יעילים וכאלה שממש חייב להשתמש בהם בשביל לרענן את האנרגיות של הצוותים שלנו. תכנון מוצלח! מאיתנו.
Comments